Задача телефонизации офиса может быть решена несколькими способами.
Самый простой способ телефонизации — никакой телефонизации. Все сотрудники используют для работы свои собственные мобильные телефоны. Способ идеально подходит в том случае, когда Вы являетесь владельцем бизнеса, директором и единственным сотрудником одновременно. Если же у Вас есть сотрудники, то использовать личные мобильные телефоны не следует: в случае увольнения сотрудника придётся удалять его номер из всех мест, где он записан, а в случае, если личный номер телефона сотрудника известен клиентам, возможна потеря этих клиентов, как минимум будет необходимо известить всех клиентов о смене сотрудника. В общем, использование личных телефонов сотрудников рекомендовать нельзя.
Несколько лучший способ телефонизации — выдавать сотрудниками сим-карты или мобильные телефоны целиком, подключённые к общему корпоративному тарифу. При таком способе исключается необходимость удалять номера уволенных сотрудников и оповещать клиентов: номер просто передаётся новому сотруднику. Преимущество такого способа телефонизации — простота и дешевизна, но в остальном — одни недостатки. Прежде всего, операторы мобильной связи обычно не предоставляют такой важный для бизнес-телефонии функционал, как голосовые меню, очереди, запись разговоров и многое другое. Также не будет возможности принимать входящие звонки на один общий телефонный номер и отправлять исходящие звонки с общего телефонного номера, а это — важный момент с точки зрения имиджа и репутации компании. В целом, такой способ телефонизации офиса пригоден только для маленьких компаний с 3-4 сотрудниками и небольшим объёмом телефонных переговоров.
Также можно каждому сотруднику провести отдельный городской номер. От предыдущего способа телефонизации офиса этот способ по существу не отличается, но сложнее в реализации и существенно дороже. Рекомендовать такую телефонизацию нельзя.
Наилучший способ телефонизации офиса — установка офисной АТС. Естественно, в наше время устанавливать аналоговую и даже цифровую АТС — анахронизм. В XXI веке, когда речь идёт об офисной АТС, подразумевается IP-телефония (VoIP). Офисная АТС позволяет в полном объёме реализовать весь необходимый функционал бизнес-телефонии: приём и отправку звонков с единого номера, многоканальные номера, очереди, голосовые меню, внутренние и внешние переадресации вызовов как безусловные, так и по самым разным условиям
Подключить офисную АТС можно двумя способами: арендовать виртуальную АТС у провайдера или установить собственную АТС.
Преимуществом виртуальной АТС является отсутствие необходимости её настройки и сопровождения. Провайдер предоставляет виртуальную АТС как услугу на своих технических ресурсах и с сопровождением собственным персоналом, от заказчика требуется только оплата. Но в остальном виртуальная АТС уступает собственной. По цене, скорее всего, виртуальная АТС не будет дешевле собственной: цена сопровождения собственной АТС тоже весьма невелика. В плане безопасности использование виртуальной АТС не выдерживает никакой критики: все внутренние разговоры в компании идут через стороннюю организацию, сотрудники провайдера имеют доступ к метаданным и записям не только внешних, но и всех внутренних разговоров. И хотя вероятность утечки через провайдера невелика, в случае такой утечки ущерб будет колоссальным. В случае расторжения договора и перехода к другому провайдеру понадобится заново настраивать все меню, очереди и планы нумерации, а на время перехода компания останется не только без внешней связи, но и без внутренней. Использование виртуальной АТС подразумевает использование услуг внешних каналов связи, предоставляемых тем же провайдером, без возможности комбинирования каналов для снижения цены звонков.
Наилучшим решением является установка собственной АТС. Начнём с того, что это — совсем не дорого. Программная АТС Asterisk является бесплатным ПО и не требует никаких лицензионных отчислений. Asterisk можно установить на любой компьютер, ресурсоёмкость Asterisk определяется исключительно количеством одновременно обслуживаемых вызовов. Для офиса средних размеров будет вполне достаточно компьютера класса nettop, для маленького офиса хватит даже микрокомпьютера. Также Asterisk свободно устанавливается и работает на виртуальном сервере, если условия требуют установки АТС не в офисе, а в датацентре. Наличие собственной офисной АТС исключает доступ к ней посторонних лиц, всё обслуживание может осуществляться собственным персоналом, прошедшим все необходимые проверки. Настройки собственной АТС ограничены только возможностями Asterisk, которые огромны, и никак не зависят от условий и тарифов провайдера. Для минимизации расходов на связь Вы сможете одновременно использовать несколько тарифов от нескольких провайдеров для вызовов по разным направлениям. Смена провайдера внешнего канала потребует о изменить только реквизиты доступа по конкретному транку и не затронет настройки системы в целом. Изменения настроек внешних каналов связи никак не затронет внутренний план нумерации, настройки голосовых меню и очередей, прочие настройки офисной АТС. На случай непредвиденных обстоятельств Вы сможете иметь полную резервную копию АТС, которая позволит восстановить Asterisk за минимальное время. Этот способ телефонизации офиса можно рекомендовать во всех случаях.